El Subsecretario de Hacienda, Francisco Moreno, firmó hoy el proyecto de modernización de Archivo Nacional, cuyo costo asciende a cerca 1.600 millones de pesos. El objetivo de la iniciativa, apunta a dotarlo de un sistema para recibir transferencias de documentos electrónicos, producir directrices técnicas, proponer normativa asociada y generar productos que faciliten su implementación.

En la breve ceremonia, realizada en uno de los salones de la Biblioteca Nacional, participaron, además, el Subsecretario de Patrimonio Cultural, Emilio de la Cerda; la directora del AN, Emma De Ramón, el director nacional del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural, Javier Díaz; y el coordinador de Modernización del Estado, Hermann von Gerdorff.

El Subsecretario de Hacienda explicó que la formulación de este proyecto surge en el marco del Programa de Modernización del Sector Público del Ministerio de Hacienda, y ha contado con la colaboración de la Unidad de Gobierno Digital (Segpres).

“Para el Ministerio de Hacienda es un orgullo estar presente hoy, en el día mundial de los Archivos, presentar el proyecto de implementación de un sistema de transferencia, conservación y disponibilización de documentos digitales al Archivo Nacional. El alcance del proyecto estará centrado en generar las capacidades y cambios necesarios en el AN para proponer normas y dictar directrices que permitan la normalización de la gestión documental. El enfoque prioritario estará en la gestión del documento electrónico, en dotarlo de capacidades tecnológicas que permitan la transferencia, conservación y disponibilización de los documentos electrónicos”, explicó el Subsecretario.

Su propósito, dijo, “es enfrentar —con un proyecto de inversión tecnológica— uno de los grandes problemas de la Administración Pública: su deficiente gestión documental, basada en modelos y tecnologías atrasadas, provocando elevados costos, opacidad y lentitud en la gestión pública”. 

“Los archivos son parte fundamental del funcionamiento del Estado. Cada acto administrativo es reflejado a través de los documentos. Antonio González Quintana, destacado archivero español que participa en la UNESCO y el Consejo Internacional de Archivos, indica que podemos equiparar los archivos y el AN de cada país a su Banco Central, es decir, donde se concentra la reserva vital para el funcionamiento del Estado, que conserva la base y registro de la burocracia estatal que refleja acciones y decisiones de cómo el Estado se relaciona con los ciudadanos”, sostuvo el Subsecretario.

El proyecto, que está impulsando el Ministerio de Hacienda, en conjunto con el Servicio del Patrimonio-Archivo Nacional, implica una inversión cercana a los $1.600 millones. “Al final tendremos 3 instituciones transfiriendo digitalmente toda su documentación al archivo y se habrá sentado las bases de los estándares y tecnológicas para recibir el resto de la documentación del Estado, indicó la autoridad de Hacienda.

En tanto, la directora del AN añadió que “se trata de una cantidad muy importante de recursos a ejecutar entre 2018 y 2020 que se enmarca en el objetivo general del Programa de Modernización que es colaborar con la mejora de la satisfacción que los ciudadanos tienen en relación a los servicios que ofrece el Estado”, explica Emma De Ramón, directora del AN.

En 2018, el Archivo Nacional (AN) comenzará a desarrollar el Proyecto “Implementación del sistema de transferencia, conservación y disponibilización de documentos digitales”, una iniciativa financiada por el Programa de Modernización del sector Público que lleva acabo el Ministerio de Hacienda, y que cuenta además con la colaboración del Banco Interamericano de Desarrollo. 

La ejecución de la iniciativa contempla cuatro componentes que se realizarán en la mayor parte del tiempo de manera paralela. El primero será el establecimiento de equipos responsables de la gestión y ejecución, los que planificarán supervisarán, evaluarán y aplicarán las actividades. 

Un segundo proceso –que inicia a mediados de 2018– será la generación de propuestas normativas y directrices archivísticas para la gestión documental en la administración pública. A fines del mismo año, comenzarán el tercero y cuarto componentes, correspondientes a la implementación de un sistema tecnológico para recibir, conservar y disponer documentación electrónica dentro del AN, y a su fortalecimiento como órgano rector de la archivística nacional y de su vinculación con las instituciones productoras de documentos.

Todo este trabajo contará con el apoyo profesional de la Coordinación de Política Digital del Servicio Nacional del Patrimonio Cultural y de la Unidad de Proyectos Tecnológicos y de la Coordinación de Transferencias Documentales del AN.

“El proyecto supondrá cambios profundos en la forma cómo realizamos nuestro trabajo y marcará un antes y un después en nuestro desarrollo como institución. Pasaremos de ser un archivo tradicional a ponernos a la cabeza del desarrollo de la archivística en Latinoamérica y podremos colaborar directamente en los procesos de transparencia y eficiencia de los servicios que ofrece el Estado a la ciudadanía”, concluyó Emma De Ramón.